Reuniões Produtivas | Prof. Marcelo Pereira

Série Reuniões Produtivas

Uma série de dicas e informações para realizar reuniões mais objetivas e com resultados.

A precepção de que muito tempo das organizações é perdido por causa de reuniões sem objetivo e pouco produtivas, dá a real dimensão da necessidade da adoção de certas práticas que contribuam para transformá-las em um momento produtivo para todos.

Fique atento a novas publicações! Consulte esse sítio, periodicamente. Os conteúdos dessas postagens podem ser utilizados sem restrições, desde que citada a fonte. Boa leitura!

QUARTA-FEIRA, 12 DE AGOSTO DE 2015

A Matriz GUT

Dando continuidade a série denominada "Reuniões Produtivas" e complementando a postagem anterior sobre Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas e/ou Sugestões, explicarei como funciona a técnica de utilização da "Matriz GUT".

GUT é uma sigla que representa as iniciais de três palavras: Gravidade, Urgência e Tendência.

Diferentemente da Técnica de Grupo, onde os assuntos a serem priorizados são todos de características semelhantes, na Matriz GUT cada assunto a ser tratado tem uma característica própria no que tange aos elementos que o fazem ser graves, urgentes ou terem alguma tendência específica.

Para iniciarmos o processo de priorização, devemos formar um grupo com pessoas que conheçam, efetivamente, sobre os itens que estão em discussão para a priorização. Todos devem compreender, claramente, como cada um desse itens se comporta, é impactado ou causa impacto.

Em seguida, após serem elencados os itens que vão para a discussão da priorização, montamos uma tabela e relacionamos os itens a serem priorizados (em geral, esses itens surgem após uma discussão de "brainstorming" ou através de outra ferramenta para elencar informações), como mostrado na tabela em seguida:

Cada item analisado pelo grupo deverá receber uma pontuação para cada um dos elementos considerados: Gravidade, Urgência e Tendência. A pontuação será dada de forma consensual, isto é, todo o grupo que está discutindo a priorização dos itens chegará a um valor que é consenso entre todos. Assim, todo o grupo pontuará gravidade para o item A, urgência para o item A e tendência para o item A. Depois fará a mesma coisa para o item B e assim sucessivamente, até pontuar todos os item a serem priorizados.

A pontuação deverá ser dada de acordo com as seguintes tabelas:

Após efetuada a pontuação de forma consensual, a tabela ficará montada, como exemplo, da seguinte forma:

O resultado da pontuação é a multiplicação dos três elementos pontuados para cada item, isto é, GxUxT.

Finalmente, após obtidos os pontos de todos os itens, é só estabelecer a prioridade, como no exemplo em seguida:

No caso de algum item empatar na multiplicação, um critério de desempate pode ser a soma dos valores (usar este artifício apenas nesta situação). Se ainda assim permanecer o empate, o desempate deverá ser feito por escolha simples da maioria.

Gostaria de deixar claro, também, que alguns outros profissionais apresentam a aplicação da Matriz GUT um pouco diferentemente do aqui apresentado, mas reforço que essa "dica" aqui apresentada é uma compilação do que é praticado pela maioria dos especialistas da área de gestão.

Caso alguém tenha dúvida e desejar mais informações, escreva para prof_marcelo_pereira@yahoo.com.br e terei o maior prazer em auxiliar.

Postado originalmente em 12 de setembro de 2012 às 11:49 por Prof. Marcelo Pereira

QUARTA-FEIRA, 12 DE AGOSTO DE 2015

"Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas e/ou Sugestões"

Após uma reunião de "brainstorming" ou até mesmo antes dela, temos que fazer priorizações. Antes, muitas vezes deveremos priorizar o problema a ser abordado e depois qual o plano de ação ou a solução a ser implementada primeiramente. Para resolvermos essa situação aplicamos as "Técnicas de Seleção e Priorização".

Duas dessas técnicas são amplamente utilizadas, cada uma com aplicação e característica específica: A "Técnica de Grupo" e a "Matriz GUT". Agora falaremos da primeira.

A Técnica de Grupo é utilizada quando temos que priorizar elementos que tem o mesmo nível de importância e, por conta disso, gera variações na compreensão das pessoas que estão discutindo a priorização da implementação de qual item deve ser feito primeiro.

Cada um escreve em uma folha separada

Nesse caso, como a priorização depende da interpretação de cada pessoa (e da sua experiência), cada um, individualmente, deverá escrever em uma folha de papel qual é seu item prioritário.

Colocar em local visível onde todos possam ver

As folhas deverão ser fixadas em local onde todos os participantes da reunião tenham visibilidade. Isso é feito para que todos possam conhecer as prioridades individuais e, se for o caso, repensar um aprimorar a sua.

Combinar as similaridades

Para reduzir o número de propostas, as que tiverem algum tipo de similaridade deverão ser combinadas, de maneira a criar uma proposta que atenda a todas.

Montar lista identificada, com o mesmo número de itens elencados, dando-lhes letras

Após a conclusão das combinações, as propostas resultantes deverão ser apresentadas em uma lista onde cada uma receberá uma letra

Montar uma tabela para pontuar

Deverá ser montada uma tabela listando as propostas e os participantes

Pontuar cada item por ordem de importância

Cada participante atribuirá a ordem de prioridade que julgar correta considerando todas as propostas existentes, ordenando de 1 (a mais importante) até n (a menos importante).

Somar os pontos

Após todos os participantes estabelecerem a ordem, estas deverão ser colocadas na tabela e seus valores somados (a tabela está exemplificada para cinco propostas e quatro participantes).

Escolher o item prioritário

Nesse caso o item prioritário é aquele que obtiver menor valor da soma. Assim, no exemplo dado a prioridade é para a proposta 1, seguida da proposta 2, proposta 3 e, empatadas em último as propostas 3 e 5. Em caso de empate é só fazer uma votação simples entre os presentes de qual deve estar na frente.

A Técnicas de Grupo tem algumas variações, que também são constantemente utilizadas, mas que não abordarei neste momento.

Bom uso desta dica!

(O conteúdo dessa postagem pode ser utilizada sem restrições, desde que citada a fonte)

Postado originalmente em 21 de fevereiro de 2011 às 17:40 por Prof. Marcelo Pereira

QUARTA-FEIRA, 12 DE AGOSTO DE 2015

"Brainstorming"

Usamos o "brainstorming" quando desejamos fazer surgir uma proposta, sugestão ou opção de ação em uma discussão coletiva. "Brainstorming" significa "Tempestade Cerebral" ou como o mineiro do interior diz bem propriamente: "Toró de Parpites". O "brainstorming" é um processo destinado à geração de idéias e/ou sugestões criativas, possibilitando ultrapassar os limites ou os paradigmas dos membros da equipe.

Fatores-Chave para o sucesso: Fluência, Flexibilidade, Originalidade, Percepção e Impulsividade.

Alguns critérios devem ser levados em consideração quando nos organizamos para a execução desse tipo de reunião:

Participantes: Devem participar da reunião pessoas de qualquer nível hierárquico, desde que envolvidas com o assunto que está sendo tratado. Lembrem-se que, muitas das vezes, é a pessoa do nível operacional que mais conhece o problema, por conviver com ele no dia-a-dia. Não restrinja a reunião às chefias. Eventualmente poderão participar especialistas específicos do assunto.
Nenhum membro da equipe deverá ter tratamento especial: Por conta do item anterior, esse ponto é importante. Não devemos privilegiar as sugestões dos participantes de nível hierárquico mais alto em detrimento das sugestões das pessoas de nível hierárquico mais baixo. No momento da reunião todos tem o mesmo peso.
Nenhum Julgamento: Deve ficar acertado antes da reunião que não será feito nenhum tipo de julgamento pelos participantes quanto ao teor da sugestão dada por alguém, por mais estapafúrdia que seja. Nenhum comentário do tipo "que besteira é essa?", "isso é impossível!" ou uma "sonora gargalhada" deve ser emitido, ao custo de perdermos excelentes novas sugestões de outras pessoas no futuro, por medo de ser repreendido ou ridicularizado. Tente entender o motivo da sugestão e melhore-a.
Idéias devem ser imaginativas: Estamos falando de romper barreiras ou quebrar paradigmas, por isso não podemos cercear as sugestões. Quanto mais inovadora ou criativa for, com o aporte do conhecimento de outras pessoas, poderemos ter uma proposta efetivamente relevante.
Marcar tempo: Cada participante deverá apresentar sua proposta em um tempo determinado pelo responsável da reunião (esse tempo deve ser informado no início da reunião). Utiliza-se entre 5 e 10 segundo para cada pessoa apresente uma nova proposta. Em geral, após a sétima rodada de sugestões, já começa a reduzir a participação das pessoas, quanto a novas sugestões.
Escrever em um quadro as idéias: Todas as sugestões ou propostas deverão ser escritas em um quadro ou em folhas grandes (de flip chart) e deverão estar sempre visíveis a todos os participantes (prenda-sa nas paredes da sala de reunião). Elas servem para "cola" em uma nova sugestão e poderá ser aprimorada por outra pessoa.
Quantidade de participantes: Reuniões desta natureza com mais de 10 pessoas tendem a ser improdutivas. Caso seja necessária a participação de um número maior de presentes, isso é possível, mas não recomendável. Alternativamente pode-se fazer sub-grupos que ao final juntam suas conclusões.

Para realizar a reunião, primeiramente, defina o problema que se deseja discutir ou resolver. É preciso que se defina claramente esse ponto, para que seja evitada qualquer dúvida de interpretação. Só após essa etapa é que se deve iniciar a dinâmica do "brainstorming" propriamente dito.

Em reuniões dessa natureza, recomendo uma pessoa para coordenar e uma para secretariar (ou duas para agilizar). A coordenação orienta os trabalhos e o secretariado é responsável por escrever nos quadros ou folhas as sugestões apresentadas.

A dinâmica poderá ser de forma estruturada ou não estruturada. Na forma estruturada todos os presentes participarão dando sugestões ou fazendo comentários em uma seqüência previamente definida. Nenhuma pessoa ultrapassará a vez da outra. A forma não estruturada não prevê seqüência.

Defina tempos: Tento para a forma estruturada como para a não estruturada é importante definir o tempo de participação. Cada presente deverá apresentar sua sugestão ou proposta em até um tempo definido pela coordenação da reunião (em alguns lugares são dados de 5 a 10 segundos para que a pessoa a apresente) e que a reunião, como um todo, leve entre sessenta e noventa minutos (dependendo da discussão pode-se levar até duas horas - o responsável deverá avaliar o andamento da reunião e redimensionar os tempos).

O responsável pela reunião é também responsável por manter o clima da mesma e fazer cumprir todos os critérios estabelecidos antes do início da reunião e que foram devidamente informados aos participantes.

Normalmente após a sétima rodada de sugestões (fica mais fácil avaliar isso na dinâmica estruturada) as sugestões começam a escassear. Nesse momento o coordenador pode informar a alteração para uma dinâmica não estruturada e quando o tempo de sugestões previsto na reunião for alcançado, deve encerrar essa etapa.

Em seguida todas as sugestões escritas nos quadros ou folhas devem ser sintetizadas (sugestões semelhantes deverão ser unificadas em outra que as represente) e formados estratos de temas de sugestões/propostas específicos. Essa compilação deverá ser feita com a participação de todos os elementos presentes na reunião e representarão uma análise conjunta de todos da equipe.

Ao final dessa dinâmica estarão identificados os diversos elementos que deverão compor um ou vários planos de ação para resolução do problema apresentado no início da discussão.

Postado originalmente em 21 de fevereiro de 2011 às 14:51 por Prof. Marcelo Pereira

QUARTA-FEIRA, 12 DE AGOSTO DE 2015

Série "Reuniões Produtivas"

Já falei para vocês sobre algumas técnicas utilizadas para que as reuniões em suas empresas sejam mais produtivas, isto é, que sejam realizadas mais rapidamente e produzam os resultados esperados. Devemos tomar muito cuidado para que ao final da reunião a única coisa decidida seja a data da próxima reunião. Infelizmente, isso acontece muito e eu mesmo conheço algumas empresas onde isso ainda acontece.

Se seguirmos as orientações já apresentadas, muitos ganhos já teremos. Podemos, entretanto, ter resultados melhores ainda quando utilizamos técnicas específicas durante reuniões onde temos que identificar algum caminho ou sugestões para solução de um problema específico. Eventualmente encontramos diversas alternativas que deverão serem colocadas em prática. Qual delas devemos priorizar? E como fazer essa priorização?

Minhas próximas duas dicas são como identificar essas alternativas e, depois, como priorizar a aplicação.

Espero que façam muito bom uso dessas dicas.

Postado originalmente em 21 de fevereiro de 2011 às 13:28 por Prof. Marcelo Pereira

QUARTA-FEIRA, 12 DE AGOSTO DE 2015

Dicas para Reuniões mais Produtivas

Foi realizada uma pesquisa com diversos executivos que participavam, em média, de onze reuniões por semana, todas elas durando entre uma e duas horas (muito mais do que o necessário).

Para ajustar essa situação, o estudo sugere o seguinte:

Verificar a necessidade da reunião: É conveniente questionar se seria possível atingir o objetivo de alguma outra forma, talvez por e-mail de grupos ou conferência telefônica, entre outras ferramentas;

Selecionar cuidadosamente os participantes: Quando se planeja uma reunião, só devem ser considerados para participar aqueles que serão afetados pelo tema a ser tratado ou que podem contribuir com informações úteis. Se existe alguém que pode se ofender por não ter sido convidado, o melhor é explicar o propósito da reunião e deixar que a pessoa decida por si mesma se vai ou não;

Planejar com antecedência: Sem uma pauta, a reunião estará sujeita a dispersões irrelevantes. Para que isso seja evitado, é preciso ter uma lista escrita de temas prioritários;

Respeitar o horário: É tão importante começar como terminar na hora. Também se deve começar pelo tema mais importante e evitar a tentação de retroceder e reiterar o que foi discutido àqueles que chegarem atrasados;

Cortar os problemas pela raiz: Uma reunião se torna improdutiva se uma pessoa domina a discussão ou se alguém saia do tema. Caso trate-se de uma reunião para buscar soluções, é preciso comunicar aos convocados que venha preparados com idéias;

Registrar pontos importantes: E encaminhar uma cópia a cada dos participantes.

Alguns lembretes importantes em relação a uma reunião:

Participe;
Não saia da sala;
Não fique telefonando. Desligue o celular. Peça à secretária para anotar recados;
Preste atenção;
Anote;
Faça uma lista - listar o que fazer, o que será implementado;
Não se economize. Não fique preso;
Ouça;
Não monopolize as discussões - cuidado com a arrogância;
Não julgue pelas partes - faça uma avaliação global;
Espere até o final para fazer uma avaliação.

Brevemente falaremos sobre como é a dinâmica de realizar uma reunião para buscar soluções ou resolver problemas.

Bom uso desta dica.

Postado originalmente em 05 de fevereiro de 2011 às 05:49 por Prof. Marcelo Pereira